Главная → Блог → Кадровые документы

Кадровые документы4 июня 2026 · 8 мин чтения · Автор: Иван Епифанов

Какие кадровые документы обязательны в 2026 году: полный список для ИП и ООО

«У нас маленькая компания, нам все эти бумаги не нужны» — с этой фразы начинается большинство наших аудитов. Заканчиваются они списком из 10–15 отсутствующих документов, каждый из которых при проверке — отдельный штраф. Хорошая новость: обязательный минимум меньше, чем кажется, а микропредприятиям закон официально разрешает часть документов не вести. Разбираем, что должно быть у каждого работодателя, что — только у некоторых, и что можно смело не заводить.

ИП + ООО

чек-лист · 2026

СОДЕРЖАНИЕ

01Обязательный минимум для всех работодателей

02Документы «по ситуации»

03Льгота для микропредприятий: что можно не вести

04За что штрафуют чаще всего

05С чего начать, если ничего нет

Обязательный минимум для всех работодателей

Эти документы обязаны быть у любого работодателя — от ИП с одним продавцом до завода. Наличие сотрудников = наличие этого комплекта.

ДокументЗачем и что проверяют

Трудовые договорыОсновной документ. Проверяют обязательные условия по ст. 57 ТК: место работы, трудовая функция, оплата, режим

Приказы о приёме (или запись в договоре)Дата приказа должна совпадать с договором

Штатное расписаниеДолжности и оклады сверяют с договорами

ПВТР — правила внутреннего трудового распорядкаРежим работы, сроки выплаты зарплаты, дисциплина

Положение об оплате труда (если не всё описано в ПВТР/договорах)Система оплаты, премии, сроки выплат

Положение о персональных данных + согласия работниковТребование гл. 14 ТК и 152-ФЗ; проверяет и ГИТ, и Роскомнадзор

График отпусковУтверждается не позднее чем за 2 недели до нового года

Табель учёта рабочего времениБаза для расчёта зарплаты; сверяют с расчётными листками

Расчётные листки (и порядок их выдачи)Отсутствие — штраф, даже если зарплата платится честно

Трудовые книжки / СТД-РВедение бумажных книжек по заявлениям + сведения в СФР

Документы воинского учётаПриказ об ответственном, карточки ф. 10 — обязательны для всех организаций

Инструктажи и документы по охране трудаДаже для офиса: инструктажи, обучение, СОУТ

Документы «по ситуации»

Эти документы становятся обязательными при определённых условиях:

—Договоры о полной материальной ответственности — если есть кассиры, кладовщики, продавцы (только должности из перечня Минтруда);

—Положение о коммерческой тайне — если хотите законно наказывать за разглашение;

—Должностные инструкции — формально не обязательны, но без них почти невозможно уволить за несоответствие должности или наказать за невыполнение обязанностей;

—Положение о командировках — если сотрудники ездят в командировки;

—Положение о дистанционной работе — если есть удалёнщики;

—Графики сменности — при сменном режиме, знакомить за месяц;

—Локальный акт об ЭДО — если переходите на электронный кадровый документооборот.

Льгота для микропредприятий: что можно не вести

Если ваша компания — микропредприятие (до 15 человек, выручка до 120 млн ₽ в год) и вы есть в реестре МСП, статья 309.2 ТК разрешает отказаться от локальных нормативных актов: ПВТР, положения об оплате труда, графика сменности и других.

Но есть условие, о котором забывают: взамен вы обязаны заключать трудовые договоры по типовой форме, утверждённой Правительством, и вписывать туда всё то, что было бы в ЛНА. Просто «не вести ПВТР» нельзя — нужно либо ЛНА, либо типовой договор.

ВАЖНО

Льгота не распространяется на график отпусков, табель, воинский учёт, охрану труда и персональные данные — это обязательно для всех без исключений.

Честный совет из практики: компаниям от 5–7 человек мы чаще рекомендуем всё-таки завести короткие ЛНА, а не типовые договоры. Типовой договор громоздкий, а менять условия (например, сроки выплаты премий) через допсоглашения с каждым сотрудником — дольше и дороже, чем поменять одно положение.

За что штрафуют чаще всего

По нашей практике аудитов, топ-5 нарушений в малом бизнесе выглядит так:

1Нет обязательных условий в трудовом договоре (ч. 4 ст. 5.27 КоАП — до 100 000 ₽ на юрлицо за каждый договор). Чаще всего: не указано место работы, размер оплаты «согласно штатному расписанию» без цифры, нет условий труда на рабочем месте.

2Нет графика отпусков или он утверждён задним числом (ч. 1 ст. 5.27 — до 50 000 ₽).

3Нет согласий на обработку персональных данных — а копии паспортов в личных делах лежат. Это уже зона Роскомнадзора, штрафы там выше.

4Не выдаются расчётные листки (ч. 1 ст. 5.27 — до 50 000 ₽).

5Не организован воинский учёт — отдельная история со штрафами до 400–500 тыс. ₽, разбираем её в [статье о штрафах за воинский учёт].

Обратите внимание на механику: штраф по ч. 4 ст. 5.27 считается за каждый ненадлежаще оформленный договор. Десять сотрудников с одинаковой ошибкой в договоре — это не один штраф, а десять.

С чего начать, если ничего нет

Спокойно: восстановление кадрового учёта «с нуля» для компании до 30 человек — это 3–4 недели работы, а не подвиг.

Неделя 1Аудит того, что есть: договоры, приказы, личные дела. Список пробелов.

Неделя 2Базовые ЛНА: ПВТР, оплата труда, персданные + сбор согласий.

Неделя 3Приведение договоров в порядок: допсоглашения к действующим, новый шаблон для будущих.

Неделя 4График отпусков, табель, воинский учёт, папка «к проверке».

Не хотите разбираться сами — сделаем под ключ: пакет обязательных ЛНА от 24 900 ₽ или полный аудит кадровых документов за 15 000 ₽ с планом исправлений.

А для быстрой самопроверки заберите бесплатный чек-лист «Обязательные кадровые документы — 2026» — PDF на 2 страницы.

Получить чек-лист

Суммы штрафов приведены по состоянию на июль 2026 года. Перед применением сверяйтесь с актуальной редакцией КоАП РФ.

ИЕ

Иван Епифанов

Основатель КадрЛайн. Практик в кадровом делопроизводстве и HR — помогает малому и среднему бизнесу вести кадры без штрафов.

Задать вопрос автору