Принимаем первого сотрудника у ИП: 12 шагов с документами и сроками

Первый сотрудник — это момент, когда ИП из «просто предпринимателя» превращается в работодателя со всеми обязанностями по Трудовому кодексу. Страшилок вокруг много, но на деле оформление — это понятная последовательность из 12 шагов, большинство из которых делаются один раз. Идём по порядку, с указанием сроков и штрафов за пропуск.

12 шагов

инструкция для ИП

СОДЕРЖАНИЕ

01До приёма: что подготовить заранее

02Шаги 1–6: день приёма

03Шаги 7–12: первая неделя и далее

04Сколько стоит сотрудник для ИП

05Типовые ошибки новичков

До приёма: что подготовить заранее

Шаг 1. Решите вопрос с кадровыми документами. Если вы микропредприятие (а ИП с первым сотрудником — почти наверняка да), у вас выбор: вести ЛНА (ПВТР, положение об оплате труда) или отказаться от них и использовать типовую форму трудового договора (ст. 309.2 ТК). Для 1–3 сотрудников типовая форма — рабочий вариант.

Шаг 2. Подготовьте шаблон трудового договора. Обязательные условия — ст. 57 ТК: место работы, трудовая функция, дата начала, оплата (конкретная цифра, не «согласно штатному»), режим труда и отдыха, условия труда на рабочем месте. Зарплата — не ниже МРОТ: в 2026 году это 27 093 ₽ федерально; в вашем регионе может действовать региональный МРОТ выше — проверьте.

Шаг 3. Заведите положение о персональных данных и форму согласия. Вы начнёте обрабатывать паспортные данные, СНИЛС, адрес — это уже 152-ФЗ. Не забудьте подать в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных, если ещё не подавали.

Шаги 1–6: день приёма

Шаг 4. Получите документы от сотрудника. Паспорт, СНИЛС, ИНН, трудовая книжка (или сведения СТД-Р/СТД-СФР), документы об образовании (если работа требует), документы воинского учёта (военный билет или приписное — для военнообязанных). С развитием Реестра воинского учёта запрашивайте также выписку из реестра.

Шаг 5. Подпишите трудовой договор — в двух экземплярах, до фактического допуска к работе. Экземпляр работника — под подпись на вашем экземпляре. До подписания ознакомьте под подпись с ЛНА (если они есть) и инструкциями по охране труда.

Шаг 6. Издайте приказ о приёме (по желанию — с 2021 года можно без него, если всё есть в договоре, но с приказом на практике удобнее) и заведите личную карточку/учётные данные сотрудника.

Шаги 7–12: первая неделя и далее

Шаг 7. Сдайте ЕФС-1 (подраздел 1.1) в СФР — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа/подписания договора. Это самый жёсткий дедлайн во всей процедуре. Приятная новость: отдельно регистрироваться в СФР как работодатель больше не нужно — ИП регистрируется автоматически после первой ЕФС-1.

Шаг 8. Уведомьте военкомат — если сотрудник военнообязанный: сведения о приёме в течение 5 дней с даты приказа. Параллельно организуйте воинский учёт, если это ваша первая обязанность такого рода (для ИП — в объёме содействия; если у вас ООО — полноценный учёт, см. [статью о штрафах за воинский учёт]).

Шаг 9. Проведите инструктажи по охране труда — вводный и первичный на рабочем месте, с записью в журналах. Назначьте себя ответственным за охрану труда приказом.

Шаг 10. Организуйте выплату зарплаты дважды в месяц. Конкретные даты (не периоды!) зафиксируйте в договоре или ПВТР. Интервал между выплатами — не более 15 дней, окончательный расчёт — не позднее 15-го числа следующего месяца.

Шаг 11. Настройте отчётность. С сотрудником у вас появляются: ежемесячная персонифицированная отчётность и уведомления по НДФЛ, ежеквартальные РСВ и 6-НДФЛ, ЕФС-1 по кадровым событиям. Проще всего — сразу подключить сервис или бухгалтера.

Шаг 12. Проведите СОУТ — специальную оценку условий труда нового рабочего места. Срок — 12 месяцев с создания рабочего места, стоимость для офисного места — от 1 500–2 500 ₽.

Сколько стоит сотрудник для ИП

Считаем на зарплате 50 000 ₽ на руки (примерно):

Статья расходовСумма в месяц

Зарплата gross (до НДФЛ)~57 500 ₽

Страховые взносы (единый тариф 30% в пределах базы; для МСП — 15% с выплат сверх 1,5 МРОТ)~11 500 ₽

Взносы на травматизм (от 0,2%)~115 ₽

Итого~69 000 ₽

Пониженный тариф взносов для МСП (15% с выплат сверх 1,5 МРОТ) в расчёте выше учтён. Но с 2026 года эта льгота положена не всем МСП автоматически: право на неё сохранили только компании из приоритетных отраслей по перечню Правительства, у которых профильный ОКВЭД даёт не менее 70% дохода (Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ). Если ваш вид деятельности в перечень не входит, взносы считаются по общему тарифу 30% и сотрудник обходится дороже — проверьте свой ОКВЭД заранее. Плюс разовые расходы: СОУТ, при необходимости — медосмотры.

Типовые ошибки новичков

1Допустили к работе до подписания договора. Фактический допуск = трудовые отношения возникли. Оформить договор вы обязаны в течение 3 рабочих дней, а вот штраф за неоформление — до 10 000 ₽ для ИП (ч. 4 ст. 5.27 КоАП) — уже заработали.

2Опоздали с ЕФС-1. Сдать «завтра вместе с остальным» нельзя — срок именно следующий рабочий день.

3Зарплата раз в месяц «по договорённости». Договорённость не работает: дважды в месяц — императивная норма, штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП.

4«Оформлю как самозанятого». Если человек работает по вашему графику, на вашем месте, с вашими инструментами и только на вас — это трудовые отношения. ФНС и ГИТ находят такие схемы автоматически, по индикаторам риска. Переквалификация = доначисление НДФЛ и взносов за весь период + штрафы.

5Забыли про военкомат. Уведомление о приёме военнообязанного — 5 дней. Штраф за молчание — 40 000–50 000 ₽ на должностное лицо за каждого сотрудника.

Принимаете первого сотрудника и не хотите ошибиться?

Оформим под ключ: комплект документов, ЕФС-1, военкомат, инструкция на будущее — консультация 5 000 ₽, полное сопровождение приёма от 12 000 ₽.

Оформить сотрудника правильно

Суммы и ставки приведены по состоянию на июль 2026 года. Перед применением сверяйтесь с актуальными редакциями ТК, КоАП и НК РФ.

ИЕ

Иван Епифанов

Основатель КадрЛайн. Практик в кадровом делопроизводстве и HR — помогает малому и среднему бизнесу вести кадры без штрафов.

Задать вопрос автору