Почему ваш бухгалтер ненавидит слово «приказ»: что бывает, когда кадры ведёт не кадровик

В малом бизнесе схема почти всегда одна: бухгалтер считает зарплату — «ну и кадры заодно ведёт». Это кажется логичным: документы же рядом. Проблема в том, что бухгалтерия и кадровое делопроизводство — разные профессии с разной логикой, и бухгалтер, честно делающий чужую работу «в нагрузку», закрывает её по остаточному принципу. Виноватых тут нет — есть системный риск, который однажды оплачивает владелец. Разбираем, где именно рвётся, и что с этим делать.

Кадры ≠ бух

организация кадров

СОДЕРЖАНИЕ

01Почему это вообще проблема

02Что бухгалтер закрывает хорошо, а что — нет

03Пять типовых пробелов «бухгалтерских кадров»

04Кто отвечает, когда придёт проверка

05Три модели решения и их цена

Почему это вообще проблема

У бухгалтера и кадровика разные «заказчики». Бухгалтерию проверяет ФНС — и бухгалтер безупречно делает всё, что видно налоговой: начисления, взносы, отчётность. Кадровые документы проверяет ГИТ, военкомат и суд — а их запросы приходят редко и внезапно. Пока запроса нет, кадровая часть невидима, и приоритет у неё нулевой.

Вторая причина — объём знаний. Кадровое делопроизводство — это ТК с сотнями процедурных норм, воинский учёт, персональные данные, охрана труда, миграционный учёт. Требовать этого от бухгалтера за ту же зарплату — несправедливо к бухгалтеру. Он и не обязан это знать: «кадры» ему обычно вписали в обязанности одной строкой, без обучения и доплаты.

Что бухгалтер закрывает хорошо, а что — нет

Обычно в порядке (видно ФНС и СФР)Обычно в пробелах (видно ГИТ и суду)

Начисление зарплаты и взносовПВТР и локальные акты — нет или устарели

ЕФС-1, РСВ, 6-НДФЛОзнакомления под подпись — не собираются

Больничные и пособияВоинский учёт — не ведётся

Отпускные (расчёт)График отпусков — задним числом в декабре

Расчёт при увольненииПроцедуры взысканий и увольнений — с нарушениями

Согласия на персданные — нет

Охрана труда: инструктажи, СОУТ — нет

Закономерность простая: всё, что имеет денежное выражение и попадает в отчётность, — в порядке. Всё, что «бумажное» и проверяется раз в несколько лет, — в пробелах.

Пять типовых пробелов «бухгалтерских кадров»

1Приказы не издаются или издаются пачкой перед проверкой. Бухгалтеру для расчёта приказ не нужен — цифры и так известны. А для ГИТ отсутствие приказа на отпуск или перевод — нарушение.

2Трудовые договоры «из шаблона 2015 года»: без условий труда по СОУТ, без конкретных дат выплат — до 100 000 ₽ за каждый по ч. 4 ст. 5.27 КоАП (подробно — в [статье о 5 пунктах договора]).

3Воинский учёт не существует. Это вообще не бухгалтерская тема, и она просто ничья. Штрафы — до 400–500 тыс. ₽ (разбор — в [статье о воинском учёте]).

4Дисциплинарка и увольнения — «по-человечески», без процедуры. Пока не попадётся конфликтный сотрудник, который восстановится через суд с оплатой вынужденного прогула.

5Персональные данные: копии паспортов в папках есть, согласий и положения — нет.

История из практики. Торговая компания, ~25 человек, кадры 6 лет вела бухгалтер. Аудит после запроса ГИТ по жалобе уволенного: 14 позиций нарушений, из «дорогого» — договоры без обязательных условий и полное отсутствие воинского учёта. Бухгалтер в слезах с фразой «я же не кадровик». И она права.

Кто отвечает, когда придёт проверка

Неприятный для владельца момент: не бухгалтер. Если обязанность вести кадровое делопроизводство не оформлена (а её почти никогда не оформляют — ни в договоре, ни в должностной инструкции, ни доплатой), то должностным лицом, отвечающим за нарушения, признают директора. Штрафы по ст. 5.27 КоАП на должностное лицо плюс штрафы на юрлицо — за каждый эпизод отдельно.

А бухгалтер в этой истории — пострадавший: человек годами делал чужую работу бесплатно и оказался крайним морально. Именно поэтому опытные бухгалтеры так не любят «ну и кадры заодно» — они уже видели, чем это заканчивается.

Три модели решения и их цена

1. Кадровик в штат. Полноценный специалист — от 70 000–90 000 ₽/мес с взносами. Оправдано примерно от 80–100 сотрудников, когда кадровых событий хватает на полный день.

2. Обучить бухгалтера и доплачивать. Честный вариант: оформить обязанности документально, отправить на курс, доплачивать 15 000–20 000 ₽/мес. Риск остаётся: один человек тянет две профессии, и в отпуске/на больничном кадры снова никто не ведёт.

3. Кадровый аутсорс. Все кадровые процессы — у профильной команды: от 25 000 ₽/мес для компании до 30–40 человек. Бухгалтер возвращается к бухгалтерии, ответственность за качество кадровых документов — по договору на подрядчике. Подробный расчёт «штат vs аутсорс» — в [следующей статье].

Какой бы вариант вы ни выбрали, начинать стоит с одного и того же шага — понять текущий масштаб пробелов. Наводить порядок «вслепую» дороже.

Перешлите эту статью своему бухгалтеру — он скажет спасибо.

А если хотите узнать, что накопилось у вас, — кадровый аудит за 15 000 ₽: полный список пробелов с ценой каждого риска и планом исправления за 5–7 дней.

Получить аудит

Суммы штрафов приведены по состоянию на июль 2026 года.

ИЕ

Иван Епифанов

Основатель КадрЛайн. Практик в кадровом делопроизводстве и HR — помогает малому и среднему бизнесу вести кадры без штрафов.

Задать вопрос автору