Кадровик в штате или аутсорс: считаем честно, без маркетинга

Мы — компания кадрового аутсорса, поэтому сразу договоримся: в этой статье не будет вывода «аутсорс всегда лучше». Не всегда. Есть размер бизнеса и ситуации, где штатный кадровик объективно нужен, и мы прямо скажем, где проходит граница. Но считать будем полностью — со взносами, подменой на отпуск и ценой простоя, а не «оклад против тарифа».

Аутсорс

аутсорс vs штат

СОДЕРЖАНИЕ

01Полная стоимость штатного кадровика

02Полная стоимость аутсорса

03Что не измеряется деньгами: сравнение по рискам

04Когда штатный кадровик объективно лучше

05Таблица-итог по численности

Полная стоимость штатного кадровика

Возьмём Санкт-Петербург, специалист по кадровому делопроизводству с опытом, компания 30–40 человек. Рыночная зарплата — 60 000–70 000 ₽ на руки. Считаем полную стоимость для работодателя:

СтатьяВ месяц

Зарплата gross (при 65 000 ₽ на руки)~74 700 ₽

Страховые взносы (тариф МСП)~13 500 ₽

Рабочее место, техника, ПО (1С:ЗУП и пр.), обучение~4 000–6 000 ₽

Подмена на отпуск/больничный (28+ дней в году)фактически — никто, риск

Итого~93 000–95 000 ₽/мес

Взносы посчитаны по пониженному тарифу МСП. Учтите: с 2026 года (Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ) льготные 15% сверх 1,5 МРОТ положены только МСП из приоритетных отраслей с долей профильного дохода от 70%; если компания под льготу не подпадает, взносы идут по 30% и штатный вариант становится ещё дороже.

Два момента, которые не видны в таблице. Первый: загрузка. В компании на 30–40 человек кадровых событий — на 2–3 часа работы в день. Остальное время специалист либо простаивает, либо ему «дозагружают» офис-менеджмент — и квалификация постепенно теряется. Второй: один человек — одна голова. Сложные случаи (иностранцы, воинский учёт, конфликтное увольнение) один кадровик среднего уровня закрывает не всегда, и вы всё равно докупаете консультации.

Полная стоимость аутсорса

Тариф сопровождения для компании 30–40 человек — порядка 25 000–35 000 ₽/мес в зависимости от интенсивности событий. Что важно проверить в договоре (и что честный подрядчик показывает сам):

—Что входит: приёмы, увольнения, переводы, отпуска, табель, ЛНА, воинский учёт, ответы на запросы госорганов. Что оплачивается отдельно (обычно — сопровождение проверок, суды, массовые процедуры).

—Ответственность: пункт о возмещении штрафов, возникших по вине исполнителя. Нет такого пункта — это не аутсорс, а «удалённый помощник».

—SLA: сроки реакции (приём сотрудника — день в день, ЕФС-1 не ждёт).

Скрытые расходы тоже есть: время вашего контактного лица на передачу информации (первичные данные о приёмах и увольнениях всё равно даёт ваша сторона) и 1–2 месяца на постановку процессов в начале.

Итого: 25 000–35 000 ₽/мес против 93 000–95 000 ₽/мес. На дистанции года разница — примерно 700 000–800 000 ₽.

Что не измеряется деньгами: сравнение по рискам

Непрерывность. Кадровик уходит в отпуск, на больничный, в декрет и просто увольняется — в малом бизнесе его никто не подменяет, и на 1–2 месяца кадры снова «ничьи». У аутсорса работает команда: болезнь конкретного специалиста — проблема подрядчика, а не ваша.

Глубина экспертизы. Один специалист знает то, что знает. Команда видит десятки компаний и сотни ситуаций в год — конфликтные увольнения, запросы ГИТ, сверки с военкоматом для неё рутина, а не событие года.

Ответственность. За ошибку штатного кадровика платит компания (взыскать с работника можно в пределах среднего заработка, и то через процедуру). За ошибку аутсорсера — подрядчик, если договор составлен правильно.

Управляемость и вовлечённость — здесь честное очко в пользу штата: свой человек сидит рядом, знает людей по именам, чувствует атмосферу. Аутсорс работает по регламенту и данным, которые вы передали. Если в компании много «тонких» человеческих ситуаций — штатный HR ближе к ним.

Когда штатный кадровик объективно лучше

Говорим прямо, как и обещали:

1От ~80–100 сотрудников — событий становится достаточно для полной загрузки, экономика выравнивается.

2Высокая текучка (розница, общепит с постоянной ротацией) — ежедневный поток приёмов-увольнений удобнее закрывать на месте.

3Нужен HR, а не только КДП: подбор, адаптация, корпкультура — это не кадровое делопроизводство, аутсорс КДП это не заменяет.

4Особый режим: гособоронзаказ, секретность, специфические требования к допуску.

Частый рабочий гибрид: HR-функция в штате (подбор и люди), КДП и воинский учёт — на аутсорсе. Каждый занимается своим.

Таблица-итог по численности

ЧисленностьРациональный вариантОриентир по деньгам

До 15 человекАутсорс или разовые услуги + аудит раз в годот 15 000 ₽/мес

15–50 человекАутсорс полного цикла25 000–45 000 ₽/мес

50–100 человекАутсорс или гибрид (HR в штате + КДП снаружи)45 000–70 000 ₽/мес

100+ человекШтатный кадровик/отдел, аутсорс — точечно (ВУ, аудит)от 95 000 ₽/мес

Хотите расчёт под свою компанию, а не «в среднем»?

Напишите численность сотрудников — пришлём честную смету: что входит, что не входит и сколько это будет стоить именно у вас. Бесплатно, ни к чему не обязывает.

Получить расчёт

Цены и ставки приведены по состоянию на июль 2026 года.

ИЕ

Иван Епифанов

Основатель КадрЛайн. Практик в кадровом делопроизводстве и HR — помогает малому и среднему бизнесу вести кадры без штрафов.

Задать вопрос автору